Die Ausgaben der gesetzlichen Krankenversicherung wachsen weiterhin deutlich schneller als ihre Einnahmen. Die aktuelle Haushaltsdebatte macht deutlich: Der Reform- und Wirtschaftlichkeitsdruck wird bleiben. Krankenkassen können nicht jeden Kostentreiber selbst beeinflussen – bei der Digitalisierung und Steuerung ihrer Hilfsmittelprozesse im Hilfsmittelmanagement besitzen sie jedoch konkrete Handlungsmöglichkeiten.
Der Kostendruck wird zur Daueraufgabe
Die Finanzlage der gesetzlichen Krankenversicherung bleibt eines der zentralen gesundheitspolitischen Themen. Am 10. September hat der Bundestag erstmals über den Gesundheitsetat 2027 beraten. Bundesgesundheitsminister Carsten Linnemann stellte dabei die Notwendigkeit struktureller Reformen in GKV und Pflegeversicherung heraus. Der Haushaltsentwurf sieht für das Bundesgesundheitsministerium im kommenden Jahr rund 14,33 Milliarden Euro vor; zusätzliche Darlehen, mit denen GKV und Pflegeversicherung 2026 gestützt wurden, sind darin nicht mehr vorgesehen.
Wie groß der Handlungsdruck ist, zeigen die aktuellen GKV-Zahlen. Im ersten Halbjahr 2026 stiegen die Leistungsausgaben um 7,4 Prozent, die Beitragseinnahmen dagegen lediglich um 4,1 Prozent. Auch bei den Hilfsmitteln lagen die Ausgaben mit einem Plus von 4,4 Prozent beziehungsweise 268 Millionen Euro über dem Einnahmenwachstum.
Wir haben mit Frank Schütze, Leiter Vertrieb bei der HMM Deutschland, über die Erkenntnis gesprochen, die daraus für Krankenkassen folgt: Das Wirtschaftlichkeitssteuerung keine vorübergehende Sparübung sein wird. Sie wird zu einer dauerhaften Managementaufgabe.
„Wer Hilfsmittelprozesse unter wachsendem Kosten- und Ressourcendruck weiterentwickeln möchte, sollte zunächst prüfen, an welchen Stellen heute Medienbrüche, manuelle Routinen oder fehlende Steuerungsinformationen entstehen.„
Frank Schütze, Vertriebsleiter
Liegt jeder Kostentreiber in der Hand der Krankenkasse?
Bei der Diskussion über Effizienz ist Differenzierung wichtig. Die aktuellen BMG-Zahlen zeigen zugleich, dass sich die Verwaltungskosten der Krankenkassen wesentlich moderater entwickeln als die Leistungsausgaben. Das strukturelle Finanzierungsproblem der GKV lässt sich daher nicht einfach auf „zu viel Verwaltung“ reduzieren.
Digitalisierung und Automatisierung alleine können deshalb auch keine milliardenschwere Finanzierungslücke schließen.
Sie können aber eine andere Frage beantworten: Wie gut nutzt eine Krankenkasse die Steuerungsmöglichkeiten, die sie tatsächlich besitzt?
Gerade im Hilfsmittelmanagement entstehen täglich Entscheidungen über Anträge, Vertragsbedingungen, Versorgungsformen, Genehmigungen, Wiedereinsatz, Reparatur, Miete oder Neubeschaffung. Hinter jedem einzelnen Vorgang stehen Regeln, Daten und häufig mehrere beteiligte Organisationen.
Wenn diese Informationen verteilt vorliegen, manuell recherchiert oder mehrfach erfasst werden müssen, bindet das Fachkräfte. Noch entscheidender: Es erschwert eine konsequente und nachvollziehbare Wirtschaftlichkeitssteuerung.
Bedeutet digitales Hilfsmittelmanagement mehr als papierlose Bearbeitung?
Ja, denn ein digitalisiertes Dokument allein macht noch keinen digitalen Prozess. Der eigentliche Nutzen entsteht dann, wenn Daten strukturiert in den nächsten Bearbeitungsschritt fließen und dort unmittelbar für Entscheidungen zur Verfügung stehen. Vertragsinformationen müssen beispielsweise nicht nur elektronisch gespeichert sein. Sie sollten im konkreten Versorgungsvorgang genau dann verfügbar sein, wenn über eine Leistung entschieden wird.
Dasselbe gilt für Informationen über mögliche Versorgungsarten, bestehende Hilfsmittelpools, vorherige Versorgungsvorgänge oder definierte Genehmigungsregeln.
So wird aus Digitalisierung Steuerungsfähigkeit.
Für Krankenkassen lassen sich dabei drei Ebenen unterscheiden: Erstens die digitale Vernetzung der Beteiligten und Daten. Zweitens die regelbasierte Automatisierung geeigneter Standardfälle. Und drittens die Nutzung strukturierter Informationen für Vertrags-, Versorgungs- und Wirtschaftlichkeitsentscheidungen.
Wie kann man Fachkompetenz gezielt einsetzen?
Nicht jeder Hilfsmittelantrag benötigt dieselbe Bearbeitungstiefe. Sind Daten vollständig und die fachlichen sowie vertraglichen Regeln eindeutig, können definierte Standardfälle grundsätzlich automatisiert verarbeitet werden. Komplexe, unklare oder auffällige Vorgänge bleiben dagegen bei der qualifizierten Sachbearbeitung. Der Nutzen dieser Arbeitsteilung liegt nicht darin, menschliche Expertise zu ersetzen. Im Gegenteil: Sie soll dort eingesetzt werden, wo sie tatsächlich gebraucht wird.
HMM bildet diese Logik unter anderem mit ZHP.X3 Hilfsmittel und dem Auto-Sachbearbeitungs-Manager ab. ZHP.X3 unterstützt digitale Antrags- und Genehmigungsprozesse, verschiedene Versorgungsformen wie Wiedereinsatz, Neubeschaffung, Miete und Reparatur, Vertragsdaten sowie Hilfsmittelpools. Ergänzend können definierte Standardfälle über individuell konfigurierbare Regeln automatisiert bearbeitet werden.
Ein aktuelles Beispiel für diese Richtung ist die BKK Linde. Sie setzt seit Juni 2026 ZHP.X3 für das digitale Antrags- und Genehmigungsverfahren im Hilfsmittelbereich ein und implementiert zusätzlich den ASM für automatisierte Fallprüfung und -bearbeitung. Welche quantitativen Effekte daraus entstehen, ist öffentlich bislang nicht belastbar dokumentiert – die Entscheidung zeigt jedoch, welchen Stellenwert Automatisierung inzwischen in realen Kassenprozessen erhält.
Wie beginnt eine Wirtschaftlichkeitssteuerung?
Automation allein ist noch keine Wirtschaftlichkeitssteuerung, denn Wirtschaftlichkeit beginnt mit den richtigen Informationen im richtigen Vorgang. Damit ein Vorgang wirtschaftlich bewertet werden kann, müssen die dafür relevanten Informationen verfügbar sein. Das betrifft insbesondere Vertragskonditionen und Versorgungsoptionen.
Der HMM-Vertragsmanager VM-KT stellt Vertragsinformationen im Kontext der Fallbearbeitung bereit. In ZHP.X3 können darüber hinaus unterschiedliche Versorgungsarten und Hilfsmittelpools berücksichtigt werden.
Daraus ergibt sich ein wichtiger Grundsatz für digitales Hilfsmittelmanagement: Der Sachbearbeiter sollte nicht erst verschiedene Systeme, Vertragsunterlagen oder Datenquellen durchsuchen müssen, um beurteilen zu können, welche Regeln für einen konkreten Vorgang gelten.
Je strukturierter diese Informationen miteinander verbunden sind, desto besser lassen sich Entscheidungen konsistent treffen und später nachvollziehen.
Wo sind die versteckten Kostentreiber?
Medienbrüche werden zum versteckten Kostentreiber und dasselbe gilt für den Datenaustausch zwischen Krankenkassen und Leistungserbringern.
Werden Informationen elektronisch übermittelt, anschließend aber erneut manuell in ein anderes System übertragen, ist zwar ein Teil des Prozesses digital – der Medienbruch bleibt jedoch bestehen.
HMM verbindet auf Kostenträgerseite ZHP.X3 und auf Leistungserbringerseite unter anderem in LEOS.HealthCloud über den X3-Standard. So können elektronische Kostenvoranschläge ohne erneute Datenerfassung zwischen den beteiligten Systemen weiterverarbeitet werden. X3.Net unterstützt den elektronischen Datenaustausch im Hilfsmittelumfeld.
Gerade mit Blick auf die kommende elektronische Hilfsmittelverordnung wird diese End-to-End-Perspektive an Bedeutung gewinnen. Der Nutzen einer eVerordnung entsteht für Krankenkassen schließlich nicht allein dadurch, dass ein Papierrezept digital wird. Entscheidend ist, was anschließend mit den strukturierten Daten geschieht.
Erhöhen gesetzliche Regeln die Anforderungen an digitale Steuerungen?
Wie schnell sich Rahmenbedingungen verändern können, zeigt der Drei-Prozent-Abschlag auf Hilfsmittelversorgungen. Nach § 127 Abs. 1b SGB V dürfen Leistungserbringer bei Versorgungen, die zwischen Anfang 2027 und Ende 2028 beginnen, grundsätzlich nur einen gegenüber dem vereinbarten Vertragspreis um drei Prozent reduzierten Betrag abrechnen. Bei wiederkehrenden Lieferungen muss die Regel für die jeweilige Einzelversorgung berücksichtigt werden. Am 10. September meldete ORTHEGROH, dass aktuell mit beteiligten Akteuren über eine möglichst verwaltungsarme praktische Umsetzung gesprochen wird.
Gerade solche Veränderungen zeigen, warum digitales Vertrags- und Regelmanagement mehr ist als eine Komfortfunktion. Gesetzliche Stichtage, Vertragspreise und unterschiedliche Versorgungskonstellationen müssen in großen Fallzahlen korrekt zusammengeführt werden.
Je stärker dies systematisch und regelbasiert geschieht, desto geringer ist das Risiko, dass neue Vorgaben zu zusätzlichen manuellen Prüf- und Korrekturschleifen führen.
Wie ist der Zusammenhang zwischen einer Finanzreform und Digitalisierung?
Es wäre unseriös zu behaupten, automatisierte Hilfsmittelprozesse könnten die strukturellen Finanzprobleme der GKV lösen.
Krankenhausausgaben, Arzneimittelpreise, demografische Entwicklung, gesamtgesellschaftliche Finanzierungsfragen und zahlreiche weitere Faktoren wirken in ganz anderen Größenordnungen.
Aber diese Feststellung ist kein Argument gegen Digitalisierung. Sie macht vielmehr deutlich, woran deren Erfolg gemessen werden sollte.
Für Krankenkassen geht es darum, beeinflussbare Prozesse so gut wie möglich zu steuern: Standardfälle regelkonform automatisieren, Vertragsinformationen konsequent nutzen, Versorgungsalternativen transparent machen, Medienbrüche reduzieren und Fachkräfte auf anspruchsvolle Entscheidungen konzentrieren.
Digitales Hilfsmittelmanagement wird damit vom IT-Thema zum Instrument des Leistungs- und Versorgungsmanagements.
Wie sieht der nächste Schritt aus?
Der nächste Schritt geht von digitaler Bearbeitung zu datenbasierter Steuerung und die aktuelle Kostendebatte dürfte diesen Wandel beschleunigen.
In Zukunft wird für Krankenkassen weniger entscheidend sein, ob ein Prozess lediglich „digital“ ist. Wichtiger wird die Frage, welche konkreten Steuerungsinformationen daraus entstehen: Wo wachsen Fallzahlen? Welche Versorgungsformen werden genutzt? Wo entstehen Auffälligkeiten? Welche Vertragsbedingungen greifen? Wo lassen sich Routineentscheidungen automatisieren und wo ist fachliche Prüfung notwendig?
ZHP.X3 stellt hierfür nach Angaben von HMM unter anderem Analyse- und Benchmarking-Informationen bereit und verbindet sie mit den operativen Hilfsmittelprozessen.
Damit entsteht eine Perspektive, die angesichts des GKV-Kostendrucks zunehmend relevant wird: nicht weniger Versorgung, sondern präzisere Steuerung der Versorgung.
Wer Hilfsmittelprozesse unter wachsendem Kosten- und Ressourcendruck weiterentwickeln möchte, sollte zunächst prüfen, an welchen Stellen heute Medienbrüche, manuelle Routinen oder fehlende Steuerungsinformationen entstehen.
HMM Deutschland unterstützt Krankenkassen bei der Digitalisierung und Automatisierung von Hilfsmittelprozessen. Im Austausch lässt sich konkret betrachten, welche Prozessschritte bereits automatisierbar sind, wo Vertrags- und Versorgungsdaten besser zusammengeführt werden können und welche Rolle ZHP.X3, ASM und weitere Bausteine dabei spielen können.
