Ein aktueller Vorstoß aus der Sanitätshausbranche fordert einfachere, einheitlichere und digitale Abläufe mit den Krankenkassen. Der Handlungsdruck ist real: Vergütungsdebatten, steigende Hilfsmittelausgaben und knappe Fachressourcen treffen auf gewachsene Prozesse. Entscheidend ist jetzt, Standardisierung so zu gestalten, dass Routinefälle schneller laufen und komplexe Versorgungen die nötige Aufmerksamkeit erhalten.
Sanitätshaus Aktuell fordert einfachere und digitale Prozesse
Die Sanitätshaus Aktuell AG hat sich mit einem offenen Brief an die gesetzlichen Krankenkassen gewandt. Anlass ist eine geplante Kürzung der Hilfsmittelvergütung um 3 Prozent. Der Verband formuliert zugleich ein weitergehendes Anliegen: Krankenkassen und Leistungserbringer sollten regelmäßiger miteinander sprechen und ihre Abläufe einfacher, einheitlicher und digitaler gestalten.
Die Mitteilung ist eine Branchenposition, keine gemeinsame Vereinbarung. Sie beschreibt jedoch einen Konflikt, den beide Seiten aus dem Alltag kennen. Verträge, Pflichtangaben, Prüfwege und Rückfragen haben sich über Jahre unterschiedlich entwickelt. Werden diese Unterschiede manuell bearbeitet, steigt der Aufwand mit jedem Vorgang.
Warum digitale Hilfsmittelprozesse mehr als Dokumentenaustausch brauchen
Eine Hilfsmittelversorgung besteht nicht aus einem einzelnen Formular. Auf die Verordnung folgen je nach Fall Kostenvoranschlag, Prüfung, Genehmigung, Auswahl der Versorgungsform, Lieferung oder Anpassung, Leistungsnachweis und Abrechnung. Bei wiedereinsetzbaren Hilfsmitteln kommen Bestand, Rückholung, Aufbereitung und erneute Zuordnung hinzu.
Wenn nur das Eingangsdokument digitalisiert wird, bleiben viele Brüche bestehen. Mitarbeitende übertragen Angaben in Fachsysteme, suchen Vertragskonditionen, klären fehlende Informationen und geben Statusauskünfte. Leistungserbringer wissen unter Umständen nicht, ob ein Vorgang vollständig ist oder welche Rückfrage noch offensteht. Versicherte erleben die Folgen als Wartezeit.
Standardisierung muss deshalb vier Fragen beantworten: Welche Daten werden in einem Vorgang benötigt? Wer ist für den nächsten Schritt verantwortlich? Welcher Status ist für alle Beteiligten sichtbar? Und wann muss ein Fall aus der Routine in eine fachliche Einzelfallprüfung wechseln?
Kostendruck erhöht den Bedarf an gezielter Steuerung
Die aktuellen GKV-Zahlen verschärfen die Lage. Im ersten Halbjahr 2026 stiegen die Ausgaben für Hilfsmittel nach Angaben des Bundesgesundheitsministeriums um 4,4 Prozent oder 268 Millionen Euro gegenüber dem Vorjahreszeitraum. Die gesamten Leistungsausgaben der GKV wuchsen um 7,4 Prozent, während die Beitragseinnahmen um 4,1 Prozent zunahmen.
Diese Zahlen rechtfertigen keine pauschale Kürzung einzelner Versorgungen. Sie zeigen aber, dass Krankenkassen ihre beeinflussbaren Prozesse genauer steuern müssen. Dazu gehört Transparenz darüber, welche Vertragsregel gilt, welche Versorgungsalternative zur Verfügung steht, ob ein geeignetes Poolhilfsmittel vorhanden ist und an welcher Stelle Rückfragen oder lange Bearbeitungszeiten entstehen.
Auch für Leistungserbringer ist Prozessqualität wirtschaftlich relevant. Jede doppelte Eingabe und jede vermeidbare Rückfrage bindet Fachpersonal, das für Beratung, Anpassung und Versorgung fehlt. Gemeinsame digitale Regeln können daher beiden Seiten helfen, sofern sie die Praxis abbilden und nicht zusätzliche Sonderwege erzeugen.
Standardisierung braucht einen gemeinsamen fachlichen Kern
Ein tragfähiger Standard beginnt nicht bei der Software, sondern beim gemeinsamen Prozessmodell. Krankenkassen und Leistungserbringer sollten zunächst Vorgangsarten und Pflichtinformationen vergleichen. Häufige Standardfälle eignen sich für klare Regeln und automatische Vollständigkeitsprüfungen. Seltene oder medizinisch komplexe Konstellationen brauchen dagegen definierte Übergaben an qualifizierte Sachbearbeitung.
Ebenso wichtig sind eindeutige Statusinformationen. Begriffe wie eingegangen, unvollständig, in Prüfung, Rückfrage, genehmigt oder abgelehnt müssen fachlich gleich verstanden werden. Für jede Rückfrage sollte erkennbar sein, welche Information fehlt, wer antworten muss und wie die Antwort in den Vorgang zurückfließt.
Vertragsregeln gehören in denselben Zusammenhang. Preise, Produktgruppen, Versorgungsformen, Genehmigungsvorbehalte und Liefergebiete sollten nicht bei jedem Fall aus getrennten Quellen zusammengesucht werden. Strukturierte Vertragsdaten schaffen die Grundlage für konsistente Prüfungen. Änderungen müssen versioniert und zum richtigen Zeitpunkt wirksam werden.
Wie HMM durchgängige Hilfsmittelprozesse unterstützt
ZHP.X3 Hilfsmittel ist eine Plattform für digitale, vernetzte Hilfsmittelversorgung auf Kostenträgerseite. Unsere Lösung unterstützt Antrags- und Genehmigungsprozesse, eKV, Vertragsdaten, Workflowsteuerung, Schnittstellen, Hilfsmittelpools sowie Controlling und Benchmarking. LEOS.Himi eKV bildet die Kommunikation auf Seiten der Leistungserbringer ab.
Mit ZHP.X3 Hilfsmittel und LEOS.Himi eKV werden relevante Informationen strukturiert übernommen, Zuständigkeiten regelbasiert verteilt und Entscheidungen elektronisch an angebundene Systeme und Leistungserbringer zurückgegeben werden. Definierte Standardfälle werden durch unsere regelbasierte Autogenehmigung und einen Auto-Sachbearbeitungs-Manager automatisiert bearbeitet.
Das Regelwerk, Rollen und Ausnahmen legen Krankenkassen dabei individuell und nach eigenen Bedürfnissen fest. Eine gute Datengrundlage ist dafür aber essentiell. Hierfür stellen wir die technische Plattform und Prozesse bereit; die konkrete Ausgestaltung bleibt eine gemeinsame Aufgabe der beteiligten Organisationen.
Von der Einzeloptimierung zum belastbaren Versorgungsprozess
Ein sinnvoller Einstieg ist eine Prozessanalyse anhand realer Vorgangsdaten. Welche Versorgungsarten erzeugen viele Rückfragen? Wo fehlen Pflichtangaben? Welche Vertragsinformationen werden manuell gesucht? Welche Fälle folgen wiederkehrenden Regeln und wo ist individuelle Prüfung unverzichtbar? Daraus lässt sich eine priorisierte Umsetzungsfolge ableiten.
Die Wirkung sollte anschließend mit wenigen belastbaren Kennzahlen geprüft werden. Dazu gehören Vollständigkeit beim Eingang, Zahl und Ursache von Rückfragen, Bearbeitungszeit, Anteil automatisiert bearbeiteter Standardfälle sowie die Zahl fachlicher Eskalationen. Ergänzend bleibt die Versorgungsqualität entscheidend, etwa durch Beschwerden, Korrekturen oder Verzögerungen bis zur tatsächlichen Versorgung.
So wird Digitalisierung überprüfbar. Sie gilt dann nicht als Erfolg, weil ein Papierformular verschwunden ist, sondern weil Beteiligte einen Vorgang mit weniger Doppelerfassung und klareren Entscheidungen bearbeiten können.
Ausblick
Die elektronische Hilfsmittelverordnung wird den Druck auf durchgängige Prozesse weiter erhöhen. Wenn Verordnungsdaten digital eintreffen, müssen nachgelagerte Prüfung, Genehmigung, Leistungserbringerauswahl, Statuskommunikation und Abrechnung anschließen. Andernfalls verlagert sich der Medienbruch lediglich um einen Schritt.
Der offene Brief aus der Sanitätshausbranche bietet deshalb einen nützlichen Anlass für einen strukturierten Dialog. Krankenkassen und Leistungserbringer müssen nicht alle Unterschiede beseitigen. Sie sollten aber gemeinsam festlegen, welche Daten und Status übergreifend gelten und wie fachlich notwendige Ausnahmen behandelt werden. Genau dort entscheidet sich, ob digitale Hilfsmittelprozesse Verwaltungsarbeit reduzieren und Versorgung verlässlicher machen.
HMM Deutschland unterstützt Krankenkassen und Leistungserbringer bei der Analyse und digitalen Abbildung von Hilfsmittelprozessen. Erfahren Sie mehr über ZHP.X3 Hilfsmittel und LEOS.Himi eKV oder sprechen Sie mit uns darüber, welche Prozessschritte in Ihrer Organisation zuerst standardisiert werden sollten.
