Rückholaufträge und Wiedereinsätze

30. September 2021

Vorrang Wiedereinsatz vor Neuversorgung - eine schnelle Rückholung stellt einen schnellen Wiedereinsatz sicher und führt zu Kosteneinsparungen. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Tableau Sie dabei unterstützen kann, unentdeckte Potenziale nicht brach liegen zu lassen ...

In den letzten Jahren ist ein kontinuierlicher Anstieg der Leistungsausgaben für Hilfsmittel zu beobachten:

Rückholaufträge und Wiedereinsätze

Steigende Ausgaben für Hilfsmittel, ein zunehmender Anteil der Älteren und Nachfrager, die mit kritischem Blick Gesundheitsleistungen vergleichen: Wir glauben, dass die Notwendigkeit der Einführung von technischen Maßnahmen bei der Genehmigung von Hilfsmitteln, die den Informationsaustausch als auch die Versorgungssteuerung zwischen Leistungserbringern und Kostenträgern unterstützt und sicherstellt, nicht abzustreiten ist.

In vielen Verträgen und für bestimmte geeignete Hilfsmittel ist der Wiedereinsatz im Leistungsumfang enthalten. Wir glauben, dass der Wiedereinsatz grundsätzlich Ressourcen und Kosten spart und umweltschonender und nachhaltiger ist und wollen deshalb über das Thema auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten aufklären.

Der Hilfsmittelpool einer Krankenkasse in ZHP.X3 bietet zum Beispiel Transparenz über das eigene Hilfsmittellager bei den angeschlossenen Leistungserbringern. Sollte im eigenen Lager kein geeignetes Hilfsmittel zur Verfügung stehen, bietet der Blick in das Hilfsmittellager der weiteren am kassenübergreifenden Hilfsmittelpool teilnehmenden Krankenkassen, eine Chance, eine kostengünstigere Wiedereinsatzversorgung zu wählen. Bei Auswahl des Hilfsmittels aus dem Hilfsmittelpool sind Ausstattung, Zustand und Wiedereinsatzkosten bereits bekannt.

Die Datenqualität des Hilfsmittelpools in ZHP.X3 wird durch die unabhängige Qualitätssicherung der HMM (QS) gewährleistet. Angaben zu Ausstattung, Zustand und Wiedereinsatzkosten sind für die einlagernden Leistungserbringer verbindlich und werden zur Absicherung der Kostenträger von der QS geprüft, bevor das Hilfsmittel im Wiedereinsatz-Pool bereit gestellt wird.

Die „Hilfsmittel-Suche” bildet für die Krankenkassen-Mitarbeitenden die zentrale Funktion im Versorgungsprozess zur Auswahl von Wiedereinsatz-Hilfsmitteln aus dem Hilfsmittelpool – unabhängig davon, ob die Versorgung selbst initiiert wird oder eingehende Kostenvoranschläge von Leistungsbearbeitern bearbeitet werden. Die Datenqualität in ZHP.X3 mit transparenter Höhe der Wiedereinsatzkosten ermöglicht es, ein Wiedereinsatz-Hilfsmittel direkt zur Lieferung zu beauftragen, ohne einen Kostenvoranschlag dafür einholen zu müssen (Direktlieferauftrag). Dadurch können Versicherte noch schneller und unkomplizierter mit Wiedereinsatz-Hilfsmitteln versorgt werden.

Das Einsparvolumen liegt bei bis zu 30 % der Ausgaben ohne Service- oder Qualitätseinbußen.

Je umfangreicher und größer der Bestand an Hilfsmitteln im Pool ist, desto zielgerichteter und sicherer ist die Versorgung des Versicherten mit einem kostengünstigen Wiedereinsatz-Hilfsmittel. Daher spielt die auch die Rückholung von Hilfsmitteln eine große Rolle. Und wir können in Tableau sehen, dass viele Kassen genau hier enorme Außenstände brach liegen lassen, weil das konsequente monitoren von Rückholungen vermutlich nicht Teil der täglichen Routine darstellt.

Der manuelle Prozess der Rückholung, zum Beispiel infolge von Tod oder bei Beendigung der Mitgliedschaft, ist bisher mit umfangreichen Abstimmungen zwischen der Krankenkasse, dem Kunden bzw. dessen Angehörigen und dem Leistungserbringer verbunden.

Im Durchschnitt werden bis zu 30 Prozent aller Hilfsmittel auch aufgrund fehlender Abstimmung nicht abgeholt.

Diese stehen somit für einen möglichen Wiedereinsatz nicht zur Verfügung. Die Rückholautomation in ZHP.X3 kann diesen Prozess durch ein hohes Maß an Automatisierung stark vereinfachen. Dadurch wird die Leistungssteuerung deutlich verbessert und die Ressourcen der Kassen wesentlich besser ausgeschöpft - sowohl  die personellen als auch der Bestand der Hilfsmittel.

Vorteile der Rückholautomation

  • Die Erstellung des Rückholauftrags erfolgt automatisiert.
  • Die größtmögliche Anzahl der Hilfsmittel bleiben dem Kreislauf erhalten, Ressourcen und Kosten werden eingespart.
  • Aufwändiges Suchen nach abholfähigen Hilfsmitteln im System der Krankenkasse entfällt.
  • Telefonische Abstimmungen mit Kunden oder Angehörigen werden reduziert. Es ist sogar denkbar, mittels Wiedervorlagen die Rückholung (auch einer Fallpauschale) rechtzeitig über einer Versicherten App anzukündigen.
  • Es gibt weniger Rückfragen von Leistungserbringern und Kunden.
  • Das Gesamtverfahren wird zeitlich optimiert.
  • Mitarbeiter werden entlastet und können sich den Aufgaben widmen, die eine besondere Betrachtung erfordern.

Erfolgen die Rückholungen (auch automatisiert) und die Einlagerungen nicht, sind Maßnahmen von der schriftlichen Erinnerung bis hin zur Rechnungsstellung in Höhe des Zeitwertes gegenüber dem Leistungserbringer zielführend.

Unterstützung durch das Controlling-Tool Tableau

Reports

Die Reports Rückholung und Wiedereinsatz bieten Ihnen die Möglichkeit, einen transparenten Überblick über Ihre Kennzahlen zu erlangen:

So ist bereits im Wiedereinsatzreport in der Ansicht HMV-7 über alle Produktgruppen hinweg die Einsparung der Kosten des Wiedereinsatzes gegenüber den Kosten einer Neulieferung abgebildet. Ziehen wir die durchschnittliche Gesamtsumme der beiden Versorgungsformen heran, so ist fast bei allen ZHP-Kassen eine Einsparung im Wiedereinsatzverfahren in Höhe von knapp 600,00 € je Hilfsmittel erkennbar. Wiedereinsätze sind i.d.R. somit wirtschaftlicher als Neuversorgungen (und häufig auch als Fallpauschalen).

Im Report Rückholung werden die offenen Rückholaufträge von Wiedereinsatzhilfsmitteln angezeigt. Die Ansicht der offenen Ausführungen und Einlagerungen verdeutlicht den Status über den Zeitraum, in dem sich das Hilfsmittel bei dem namentlich genannten Leistungserbringer befindet. Bei vielen ZHP-Kassen zeigt sich, dass der Handlungsbedarf schon seit dem Jahr 2019 gegeben ist.

 

Selbstverständlich unterstützen wir Sie gerne in jeglicher Hinsicht. Ob beim Navigieren durch Tableau, bei der Bereitstellung von Muster-Schreiben an die Leistungserbringer oder dem Erstellen des aktuellen Zeitwerts.

Sprechen Sie Ihren persönlichen Kundenmanager gerne auf die vielzähligen Unterstützungsmöglichkeiten an.

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