Problemstellung
Die Genehmigung von Hilfsmittelversorgungen ist komplex und personalintensiv. Aufgrund von Fachkräftemangel, Krankheitsausfällen und Elternzeiten kann es zu Personalengpässen kommen, die nicht kompensierbar sind. Große Krankenkassen können diese Situation durch die Autogenehmigungen von Versorgungen bis zu einem bestimmten Betrag umgehen. Für kleine Krankenkassen wie beispielsweise unseren Kunden mit rund 15.000 Versicherten war das jedoch keine Option, da darunter unter anderem auch die Versorgungsqualität der Patienten leiden kann.
Unsere Aufgabe bestand darin, eine Möglichkeit zu entwickeln, mit der Versorgungen niedriger Komplexität automatisch geprüft und genehmigt werden können und komplexere Versorgungen mit den notwendigen Informationen angereichert werden, die eine schnelle und einfache Prüfung durch die Sachbearbeitung ermöglicht. Die Automatisierung spielt hierbei eine entscheidende Rolle.
Technische Lösung durch die Software
Als Lösung für diese Problemstellung wurde der Auto-Sachbearbeitungs-Manager (ASM) entwickelt. Mithilfe der Software können einfache Vorgänge vollständig automatisiert geprüft und bearbeitet werden, während für komplexere Anträge zusätzliche Informationen gesammelt und hinterlegt werden. Das entlastet die Sachbearbeitung, die zur Bearbeitung des Vorgangs nicht erst aufwendige Recherchen betreiben muss.
Mithilfe unserer intuitiven Oberfläche kann ein individuelles Regelwerk erstellt werden, das mithilfe von Simulationstools erst getestet werden kann, bevor es in Kraft tritt. So besteht kein Risiko für das Tagesgeschäft bei dem Aufbau neuer Regeln.
Projektverlauf
Das Projekt wurde in enger Abstimmung zwischen unserem Kunden und dem Beratungsteam durchgeführt. So wurde gewährleistet, dass die entwickelten Regelwerke genau die Bedürfnisse unseres Kunden erfüllen. Schon nach kurzer Zeit konnte die Kasse eigenständig Regeln anpassen und weiterentwickeln.
Verbesserung beim Kunden
Durch den Einsatz des ASM konnte unser Kunde Verbesserungen an unterschiedlichsten Stellen des Versorgungsprozessen verzeichnen. So konnte beispielsweise die Bearbeitungszeit pro Vorgang um 5 bis 10 Minuten reduziert werden. Die Autogenehmigungsquote stieg bei den fünf priorisierten Produktgruppen von 14 % auf 31 % und insgesamt von 22 % auf 35 %.
Für die Versicherten bedeutet das eine schnellere, aber weiterhin qualitativ hochwertige Versorgung. Personelle Engpässe können so von der Krankenkasse problemlos überbrückt und die Regelwerke nach Bedarf geändert werden.
