Für Leistungserbringer
Häufige Fragen zur Hilfsmittelversorgung für Leistungserbringer
Diese FAQ richtet sich an Leistungserbringer im Hilfsmittelbereich — Sanitätshäuser, Orthopädietechnik, Orthopädieschuhtechnik, Hörakustik, Augenoptik, Reha-Technik, Pflegehilfsmittel-Anbieter und weitere Vertragspartner gesetzlicher Krankenkassen. Sie gibt einen schnellen Überblick, wie moderne Antrags-, Genehmigungs- und Abrechnungsprozesse im deutschen Hilfsmittelmanagement funktionieren und worauf es im Zusammenspiel mit den Krankenkassen ankommt.
Vertragspartner werden: Präqualifizierung und Zulassung
Was ist die Präqualifizierung, und warum brauche ich sie als Leistungserbringer?
Die Präqualifizierung ist der Nachweis, dass Dein Unternehmen die fachlichen, räumlichen und organisatorischen Voraussetzungen für die Versorgung mit bestimmten Hilfsmitteln erfüllt.
Sie ist grundsätzlich Voraussetzung dafür, Vertragspartner einer Krankenkasse zu werden und GKV-Versicherte um mit dieser in den entsprechenden Versorgungsbereichen abzurechnen. Das Zertifikat wird von einer anerkannten Präqualifizierungsstelle erteilt und ist befristet.
Sobald Du präqualifiziert und Vertragspartner bist, wickelst Du Deine komplette Kommunikation mit den angeschlossenen Krankenkassen über LEOS.Himi eKV der HMM Deutschland GmbH ab — von der Angebotsabgabe über die Genehmigung bis zur Abrechnung mit rcm.machine, bundesweit, papierlos und in Echtzeit.
Gibt es Ausnahmen von der Präqualifizierungspflicht?
Ja: Öffentliche Apotheken benötigen für apothekenübliche Hilfsmittel keinen gesonderten Präqualifizierungsnachweis.
Zusätzlich kann die Krankenkasse bei einer Versorgung auf Grundlage einer Einzelfallvereinbarung die Eignung des Leistungserbringers unter bestimmten Voraussetzungen selbst feststellen.
Wie werde ich Vertragspartner einer konkreten Krankenkasse?
Für die reguläre Versorgung von Versicherten mit Hilfsmitteln benötigst Du einen Vertrag nach § 127 SGB V, dem Du entweder beitrittst oder den Du individuell verhandelst.
Voraussetzung ist in der Regel eine passende Präqualifizierung für die jeweiligen Versorgungsbereiche. Je nach Krankenkasse kannst Du direkt mit dieser oder über einen Kassenverband einen Vertrag vereinbaren.
Wie finden Versicherte mich als Vertragspartner?
Krankenkassen sind verpflichtet, ihre Versicherten über die für eine Versorgung berechtigten Vertragspartner zu informieren.
Je nach Krankenkasse erfolgt dies über eine Leistungserbringersuche, den Kundenservice oder im Rahmen eines konkreten Hilfsmittelantrags.
Rechtlicher Rahmen, den Du kennen solltest
Welche gesetzlichen Grundlagen regeln die Hilfsmittelversorgung?
Die zentralen Regelungen zur Hilfsmittelversorgung finden sich im SGB V. § 33 SGB V beschreibt insbesondere den Leistungsanspruch der Versicherten. §§ 126 und 127 regeln die Anforderungen an Leistungserbringer sowie die vertraglichen Grundlagen der Versorgung. Hinzu kommen unter anderem § 36 zu Festbeträgen und § 139 zum Hilfsmittelverzeichnis und den dort festgelegten Qualitätsanforderungen. Für die elektronische Abrechnung ist außerdem § 302 SGB V relevant. Die Prozesse in LEOS.Himi eKV und im elektronischen Kostenvoranschlag X3.eKV von HMM Deutschland sind konsequent an diesen gesetzlichen Vorgaben ausgerichtet.
Was bedeuten Verhandlungsverträge und Vertragsbeitritte konkret für mich?
Bei einem Verhandlungsvertrag vereinbarst Du individuell mit einer Krankenkasse alle versorgungsrelevanten Modalitäten wie z. B. Qualitätsanforderungen, Abrechnungsregeln und Preise, und Wiedereinsatz-Vorgaben, u.v.m.; bei einem Vertragsbeitritt übernimmst Du die Bedingungen eines bereits bestehenden Rahmenvertrags.
Mit dem Beitritt wirst Du automatisch Vertragspartner der Krankenkasse und kannst deren Versicherte im jeweiligen Versorgungsbereich entsprechend den Vertragsregelungen versorgen.
Antrags- und Genehmigungsprozess in der Praxis
Was bedeutet Direktbeauftragung, und wie läuft sie ab?
Bei einer Direktbeauftragung stößt die Krankenkasse die Versorgung unmittelbar bei einem geeigneten Vertragspartner an, der dadurch einen konkreten Versorgungsauftrag erhält. Ob und für welche Hilfsmittel eine Direktbeauftragung genutzt wird, richtet sich nach den Vertrags- und Prozessregelungen der jeweiligen Krankenkasse. Über LEOS Hilfsmittel erreichen Dich Direktbeauftragungen papierlos in Echtzeit; der Auto-Sachbearbeitungs-Manager (ASM) von HMM Deutschland prüft Vorgänge elektronisch und beschleunigt Entscheidungen.
Welche nachträglichen Änderungen an einer Entscheidung können vorkommen?
Eine bereits getroffene Entscheidung kann sich ändern, wenn im weiteren Verlauf neue oder korrigierte Informationen vorliegen — etwa beim Versorgungsumfang, der bewilligten Ausführung oder als Korrektur der Entscheidung. Entscheidend sind der konkrete Einzelfall und die jeweils geltenden Vertrags- und Leistungsregelungen.
Wie läuft die Kommunikation mit der Krankenkasse bei Rückfragen oder unvollständigen Anträgen ab?
Unvollständige oder nicht plausible Angaben führen dazu, dass ein Antrag nicht unmittelbar verarbeitet werden kann und Du eine Rückfrage oder Korrekturaufforderung von der Krankenkasse erhältst.
Deshalb solltest Du Versichertendaten, Verordnungsangaben, Hilfsmittelpositionen, Mengen und Preise vor der Übermittlung prüfen. Sobald die erforderlichen Angaben vorliegen, wird die Bearbeitung fortgesetzt.
LEOS.Himi eKV bündelt diese Kommunikation zwischen Dir und der Krankenkasse in einem einheitlichen digitalen Prozess ohne Medienbruch.
Sind Papier-Kostenvoranschläge noch zulässig?
Nein, für die reguläre Hilfsmittelversorgung ist der elektronische Kostenvoranschlag der vorgesehene Standard.
Die gemeinsamen Rahmenempfehlungen nach § 127 SGB V sehen die elektronische Einreichung vor; andere Übermittlungswege sind nur in besonderen Ausnahme- oder Störungsfällen je nach Vertrag möglich.
LEOS.Himi eKV stellt dir genau diesen elektronischen Standard bereit — vom Papier-Kostenvoranschlag zum durchgehenden digitalen Prozessträger.
Digitalisierung der Verordnung: eVerordnung und Telematikinfrastruktur
Was ist die eVerordnung, und was ändert sich für mich als Leistungserbringer?
Die eVerordnung ist die digital erstellte und über die Telematikinfrastruktur bereitgestellte Hilfsmittelverordnung, die die bisherige papiergebundene Verordnung ersetzt. Dadurch können Verordnungsdaten elektronisch übernommen und in nachgelagerten Versorgungs-, Genehmigungs- und Abrechnungsprozessen weiterverarbeitet werden. Für Hilfsmittel ist die verpflichtende elektronische Verordnung nach aktuellem Gesetzesstand ab 1. Juli 2027 vorgesehen. In technischen Ausnahmefällen bleibt eine alternative Abwicklung möglich. HMM Deutschland ist im Rahmen der Arbeitsgemeinschaft ARGE DigHIMI maßgeblich an der technischen Umsetzung beteiligt: Eingehende eVerordnungen lassen sich künftig direkt in LEOS.Himi eKV übernehmen.
Muss ich als Leistungserbringer an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen sein?
Ja: Für Hilfsmittelerbringer wird die TI-Anbindung im Zusammenhang mit der eVerordnung verpflichtend.
Nach aktuellem § 360 SGB V müssen Hilfsmittelerbringer ab 1. Oktober 2027 elektronische Hilfsmittelverordnungen verarbeiten können; für den TI-Anschluss gilt derzeit dieselbe Frist. Details werden in einem separaten TI-FAQ erläutert.
Sobald elektronische Verordnungen über die TI bereitgestellt werden, ist LEOS.Himi eKV von HMM Deutschland die Plattform, über die Du diese Daten unmittelbar weiterverwendest.
Abrechnung: Wie prüfen Krankenkassen meine Rechnungen?
Wie läuft die elektronische Abrechnung nach § 302 SGB V grundsätzlich ab?
Die elektronische Abrechnung nach § 302 SGB V erfolgt über standardisierte Datensätze, die Du aus Deiner Abrechnungssoftware an die zuständige Krankenkasse bzw. deren Datenannahmestelle übermittelst.
Grundlage sind die Vorgaben des GKV-Spitzenverbands. Die Daten werden zunächst technisch, dann fachlich geprüft; nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Zahlung, bei Abweichungen kann es zu Rückmeldungen oder Absetzungen kommen.
Mit rcm.machine automatisierst Du diese Schritte Deines Erstattungsmanagements von der Verordnung bis zur Vereinnahmung.
Wie wird meine Abrechnung geprüft?
Die Abrechnung wird mehrstufig geprüft: zunächst technisch auf Vollständigkeit, dann fachlich anhand von Versichertendaten, Leistungszeitraum, Preis, Menge sowie ggf. Genehmigung oder Verordnung.
Zusätzlich erfolgen Plausibilitätsprüfungen; bei Abweichungen kann die Krankenkasse Rückfragen stellen, Korrekturen anfordern oder die Rechnung ganz oder teilweise absetzen.
rcm.machine von HMM Deutschland automatisiert diese mehrstufige Prüfung durch intelligente Cloud-Automatisierung.
Zusammenarbeit mit dem Medizinischen Dienst
Wie läuft eine Begutachtung durch den Medizinischen Dienst aus meiner laufenden Fallbearbeitung heraus ab?
Benötigt die Krankenkasse eine zusätzliche medizinische Bewertung, beauftragt sie den Medizinischen Dienst, der die medizinische Erforderlichkeit fachlich prüft und sein Ergebnis an die Krankenkasse übermittelt.
Die abschließende Leistungsentscheidung trifft weiterhin die Krankenkasse; falls nötig, können zusätzliche Unterlagen angefordert werden.
Die dafür benötigten Unterlagen tauschst Du elektronisch über LEOS.Himi eKV von HMM Deutschland aus und siehst den Bearbeitungsstatus jederzeit transparent.
Hilfsmittelpool und Wiedereinsatz
Wie läuft die Rückholung eines Hilfsmittels bei Versorgungsende ab?
Endet der Bedarf an einem leihweise bereitgestellten Hilfsmittel, wird dessen Rückholung organisiert; nach Rückgabe wird geprüft, ob eine erneute Nutzung möglich ist.
Geeignete Produkte werden aufbereitet, technisch geprüft und dem verfügbaren Bestand zugeführt; die konkreten Abläufe ergeben sich aus den Verträgen der jeweiligen Krankenkasse.
Welche Qualitätsprüfung durchläuft ein zurückgeholtes Hilfsmittel, bevor es erneut eingesetzt wird?
Ein zurückgeholtes Hilfsmittel wird vor dem erneuten Einsatz auf Zustand, Funktionsfähigkeit und sichere Nutzung geprüft.
Je nach Hilfsmittel gehören dazu Reinigung, hygienische Aufbereitung sowie nötige Wartungs- oder Reparaturmaßnahmen. Erst wenn alle Anforderungen erfüllt sind, ist ein erneuter Einsatz möglich.
Die geprüften Daten aus der HMM-Qualitätssicherung ermöglichen der Krankenkasse eine schnellere Genehmigung, sodass Du ein freigegebenes Hilfsmittel ohne weitere Dateneingabe direkt aus LEOS Hilfsmittel für den Wiedereinsatz nutzen kannst.
Wie wirkt sich der Hilfsmittelpool auf einen neuen Antrag aus, den ich einreiche?
Bei einem neuen Antrag kann geprüft werden, ob im Hilfsmittelpool bereits ein geeignetes, wiedereinsatzfähiges Hilfsmittel vorhanden ist, das anstelle einer Neubeschaffung eingesetzt werden kann.
Für Dich kann daraus ein Auftrag zur Prüfung, Anpassung und Auslieferung des vorhandenen Hilfsmittels entstehen — der Wiedereinsatz unterstützt eine wirtschaftliche Versorgung, ohne dass Eignung und Qualität leiden.
Was ist ein kassenübergreifender Hilfsmittelpool, und welchen Vorteil bietet er?
Ein kassenübergreifender Hilfsmittelpool bündelt wiedereinsatzfähige Hilfsmittel verschiedener Krankenkassen in einem gemeinsamen Bestand.
Dadurch können geeignete Hilfsmittel nach einer Rückholung schneller neuen Versorgungen zugeordnet werden; Bestände werden effizienter genutzt, Versorgungskosten sinken und die Verfügbarkeit für Versicherte verbessert sich.
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